Como ser mais produtivo

Produtividade

Muitas pessoas se sentem culpadas por terem tantos compromissos e não darem conta de tudo ao mesmo tempo, percebem que estão protelando algo importante ou deixando alguém um pouco de lado e sempre se perguntam: Como dar conta de tudo em um dia só?

Em primeiro lugar, é preciso saber o que realmente é prioridade para você. As vezes damos atenção para algo que na verdade não merece. Perdemos tempo com coisas sem importância ou nos ocupamos com coisas que não acrescentará em nada na nossa vida. Então pense bem no que realmente importa na sua vida, quais são as áreas da sua vida que merecem sua atenção. Trabalho, saúde, filhos casamento, família? Reveja como seu tempo está sendo gasto e distribua essas atividades ao longo da semana.

Isso mesmo na semana! Na verdade, você não vai dividir as suas prioridades em um dia, e sim dividir durante a semana. Como assim? Vou explicar.

Como 24 horas é pouco tempo para tantos compromissos e dar a atenção necessária para quem realmente merece, devemos dividir nossas prioridades ao longo da semana. Distribua seus compromissos pela semana, de preferência nos dias úteis. Reserve uma noite na semana para dar total atenção ao marido/esposa e tire um dia no FDS para se dedicar aos filhos ou aos familiares, e o outro dia de folga reserve para você.

É necessário cuidado na hora de dividir compromissos ao longo da semana, pois nós temos mania de sobrecarregar os FDS (eu sou dessas). Como não vamos trabalhar e temos o dia inteiro de folga, marcamos todos os afazeres para o nosso “dia de folga” (que de folga não tem nada). Então, também é necessário distribuir os afazeres da casa e outros compromissos ao longo da semana, para o sábado e/ou domingo (ou o seu dia de folga) ser realmente um dia para descansar.

Assim, não se sentirá sobrecarregado com tantos afazeres e compromissos, poderá se dedicar completamente as coisas que necessitam foco e dar total atenção as pessoas que ama.

Dica importante: Não é porque reservou um dia inteiro com a pessoa que ama, com os filhos ou a família que nos outros das não vai dedicar algum tempo com eles. Não tem como ser pai/mãe, esposo/esposa, filho/filha… somente em um dia na semana. Aproveite os seus intervalos para almoçar com eles, ligar ou fazer uma rápida visita.

Gostaram das dicas? Deixem aqui nos comentários se alguém tiver alguma dificuldade específica ou se fazem algo diferente para dar conta de tudo sem deixar nada a desejar. Vou adorar saber novas dicas de como ser mais produtivo.

Bjos! 😉

Como se livrar das tralhas – Parte 1 (papéis inúteis e coisas da faculdade)

moça no meio da bagunça

Primeiro, (segundo Jack) vamos por partes! Você não juntou tudo aquilo em um dia só, então não vai ser somente em um dia que vai se livrar de tudo! Tenha calma, faça aos poucos. Reserve um dia em que estiver com um tempo livre para começar, depois proponha um horário para mexer com isso (de preferência uns 15 minutos/dia), pois quanto mais vezes poder se dedicar a isso, mais rápido acabará com a “entulheira”.

como destralharPego todas as coisas que quero organizar ou dar um fim, mas precisam de alguma intervenção antes.

Estou aprendendo a utilizar o método GTD (falarei melhor dele em outro post) para organizar minhas coisas, mas é necessário entendê-lo para utilizá-lo com eficácia. Enquanto isso, o primeiro passo que sigo é separar as coisas em ‘sim’ e ‘não’. Nessa etapa tento não perder o foco, porque a gente começa a olhar coisas antigas, ler textos, quando vê… já está viajando na maionese, folheando revistas, lendo poesias antigas e tudo mais, na maior nostalgia! Sou mestre nisso! Se eu não focar, vai três horas e não olhei nem a metade das coisas. Então o método do ‘sim’ e ‘não’ é jogo rápido, para se livrar do que não te interessa mais. Papéis que precisam de alguma execução antes de serem jogados fora. Você coloca no sim, mas se esta ação for levar menos que 2 minutos você já faz na hora (faz parte do método GTD).

colunas de papéisVou separando até obter duas pilhas de papéis: ‘sim’ e ‘não’. Essa tarefa não pode levar mais do que 30 minutos (se você tiver tanta bagunça assim como eu) #forçanaperuca

Feito isso se ainda te sobrar tempo, passe para a próxima tarefa. Olhe o bloco do ‘não’ e veja o que irá para o lixo, reciclagem, doação ou se irá vender (como no caso de livros). Faça essa separação e coloque em algum lugar que te incomode, pois toda vez que você olhar para aquilo vai lembrar que precisa fazer algo urgente. De preferência deixe marcado na agenda uma data específica para levar para doação ou reciclagem. No meu caso, a minha cidade tem coleta seletiva, então fica bem mais fácil. Se não for o seu caso veja um local mais próximo da sua casa.

Agora passe para a coluna do ‘sim’. Eu sei que é chato ter que olhar novamente a coluna, mas pense como se fosse um texto complicado, que primeiro você dá uma rápida olhada para saber do que se trata, depois terá que reler novamente para sintetizar o que te interessa… a pilha do ‘sim’ é a mesma coisa. Quando é muuuuita bagunça (meu caso) tenho que dividir por ordem de importância, priorizar o que merece ação mais urgente. Faço uma “triagem”.

Dica: Veja os que não são prioridade agora e guarde-os, é legal arrumar pastas, caixas, ou caixas arquivo para guardá-los separadamente quando for mexer com isso no outro dia e não deixar mais bagunça na casa.

caixa com coisas da faculdade
Caixa com coisas da faculdade
pasta arquivo
Pasta arquivo
caixinha com documentos
Caixinha com documentos

Separo novamente em novas colunas – papeizinhos avulsos com recados, documento para serem escaneados, papéis que necessitam de apenas uma etapa para ser concluído (se forem levar mais que 2 minutos) e documentos que demandam mais etapas (projeto). É interessante também separar em setores, por exemplo, livros, coisas complexas de resolver, coisas da faculdade, coisas do ensino médio e fundamental, (é sério gente… eu tenho coisas até do jardim de infância 🙁 !) e coisas que não tem nada a ver com a paçoca. Acredito que os mais antigos são os mais fáceis de saber o que fazer com eles (nem sempre será o mais fácil de se desfazer).

Feito isso, (não necessariamente no mesmo dia) me livro dos papeizinhos avulsos com recados, telefones, receitas, compromissos, etc.. Rapidinho você se livrará deles. Vou anotando nos seus respectivos lugares (telefones, ligações para fazer e compromissos, anoto na agenda. Receitas, apenas coloco dentro do caderno de receitas, para organizá-lo posteriormente).

papéis avulsos
Papéis avulsos

Segunda dica: não faça mais isso! Não anote em papeizinhos avulsos, tenha um bloco de notas. Aliás, se puder já anote no bloco o que está nesses papeizinhos e jogue-os fora, depois quando tiver mais tempo, faça o que está no bloco de notas. Guarde, mas já deixe um lembrete para você voltar a mexer neles, porque se não a gente nunca mais põem a mão né? “Tá guardado, então deixa lá”, não faça isso ok?!

Em um outro dia, depois de me livrar todos esses papeizinhos e recadinhos aleatórios, passo para os de maior prioridade. Veja o exatamente te interessa e não tenha dó de jogar fora, se não vira uma montanha de papeis bola de neve. Estou gostando bastante do Evernote, ainda não sei mexer nele direito, mas está me ajudando muito a me livrar rapidamente da tralha e deixar tudo organizadinho no computador.

Prioridades: o que você precisa utilizar urgente ou o que está te incomodando mais?

Terceira dica: quando finalmente acabar a bagunça, deixe estipulado sempre um dia para se livrar das novas tralhas que aparecerem no seu caminho e não deixar acumular. Papeis são como louças na pia… #ficaadica

 

Espero que essas dicas facilitem para vocês como facilitou para mim.

Bjos!